Generované skupiny


Základní informace

Práce se skupinami Vám může mnohé usnadnit. Lze je využít při hromadných rozesílaných e-mailů, sdílení souborů, složek či webů. Je však nezbytné pochopit návrh a jmenné konvence. 

Strom organizace se pravidelně a automaticky generuje z databáze. Díky tomu se však můžeme setkat jak s anglickým, tak i s českým označením organizačních jednotek a skupin. Anglické názvy organizačních jednotkách jsou výchozí a české jména jsou použita pouze v případě, že v databázi anglické pojmenování chybí.

Je důležité si uvědomit co je naším cílem a následně jít krok po kroku až k plnému názvu požadované skupiny uživatelů. Jednotlivé části v názvu skupiny jsou od sebe odděleny pomlčkou (např. BUT-CIS-CVIS-vyvoj-OU employee). V samotném názvu skupiny se mohou vyskytovat mezery (např. Proj users).

Základní pojmy

  • Uživatelé (každá osoba se vztahem z VUT)
    • tvoří identitu osoby VUT, obsahují jméno, kontakty a další nezbytné informace
    • jsou členi jednotlivých skupin, které určují zařazení a postavení osoby v rámci struktur VUT
  • Organizační jednotky (OU, nebo-li OrgUnits)
    • jsou např. fakulty, ústavy či jiná pracoviště (např. Computer and Information Services Centre (CIS), Faculty of Information Technology (FIT), Institute of Forensic Engineering (IFE), Academic Senate of BUT (AS VUT), ...)
    • mohou obsahovat další organizační jednotky (např. Department of Intelligent Systems (UITS)), a ty mohou opět obsahovat další
    • každá úroveň OU obsahuje skupiny
    • se samotnou strukturou OU na uživatelské úrovni se nepracuje, je pouze nositelem skupin a lze si ji představit jako zanořenou strukturu adresářů/složek
  • Projekty
    • jsou projekty zadané v informačním systému VUT
    • projekt obsahují týmy řešitelů
    • opět jak projekt, tak i týmy obsahují skupiny
    • principiálně se projekty neliší od organizačních jednotek, pouze nemohou tvořit košaté stromy a první a zároveň jediná úroveň zanoření má pojmenování tým
  • Skupiny (tvoří tzv. lístky v rámci stromů struktury organizace, nebo projektů)
    • mohou obsahovat další vnořené skupiny, nebo osoby (např. skupina: Oddělení vývoje, osoba: Ing. Jaromír Marušinec, Ph.D., MBA)
    • název skupin je složen postupným skládáním názvu od organizační jednotky či projektu, po koncovou skupinu uživatelů
    • v adresářové struktuře si je lze představit jako soubory, které obsahují buď přímo seznamy osob, nebo odkazy na další vkládané seznamy (include souboru)

Co je dobré vědět je to, že všechny koncové skupiny mají tzv. jmennou konvenci, podle které lze rozlišit skupinu uživatelů. Mezi ty patří:

  • users (všichni uživatelé v dané organizační jednotce)
  • students (všichni studenti v dané organizační jednotce)
  • employees (všichni zaměstnanci v dané organizační jednotce mimo externích spolupracovníků)
  • doctorands (všichni doktorandi v dané organizační jednotce)
  • externals (všichni externí spolupracovníci v dané organizační jednotce)

Podrobněji jsou skupiny popsány níže.

Jmenná konvence skupin - postfix (neboli poslední část v názvu)

    • OU users obsahují všechny osoby v dané organizační jednotce a to bez ohledu na to, jestli je osoba student, zaměstnanec, nebo doktorand
    • OU students obsahují všechny studenty v dané organizační jednotce
    • OU employees obsahují všechny zaměstnance v dané organizační jednotce (mimo externích spolupracovníků)
    • OU doctorands obsahují všechny doktorandy v dané organizační jednotce
    • OU externals obsahují všechny externí spolupracovníkz v dané organizační jednotce
    • Tree users obsahuje skupinu "OU users" z aktuální úrovně OU a také všechny skupiny "OU users" z podřízených organizačních jednotek
    • Tree students obsahuje skupinu "OU students" z aktuální úrovně OU a také všechny skupiny "OU students" z podřízených organizačních jednotek
    • Tree employees obsahuje skupinu "OU employees" z aktuální úrovně OU a také všechny skupiny "OU employees" z podřízených organizačních jednotek
    • Tree doctorands obsahuje skupinu "OU doctorands" z aktuální úrovně OU a také všechny skupiny "OU doctorands" z podřízených organizačních jednotek
    • Tree externals obsahuje skupinu "OU externals" z aktuální úrovně OU a také všechny skupiny "OU externals" z podřízených organizačních jednotek

Detailní grafické znázornění struktury celého VUT pro snadnější orientaci naleznete zde (dostupné z IP prostoru VUT)

Ukázka stromu skupin generovaných z databáze


Příklady

Pro lepší pochopení práce se skupinami si prohlédněte následující příklady.

Příklad 1

Cílem je odeslat skupinový e-mail všem osobám z oddělení databází v Centru informačních a výpočetních služeb VUT s informací o vyplacení mimořádné odměny.

  • vycházíme z názvu organizace (BUT (Brno Univesite of Technology))
  • procházíme přes organizační jednotku (CIS (Computer and Information Services Centre)) 
  • zaměřujeme se na skupinu oddělení databází (CVIS-databaze (CIS Department of Databases))
  • a našim cílem je poslat e-mail všem osobám (Tree users (celý strom všech osob i z podřízených organizačních jednotek))
  • vzhledem k tomu, že oddělení databází se už dále nedělí, tak můžu zvolit skupinu OU users nebo obecnější skupinu Tree users a obě budou obsahovat stejné členy

VÝSLEDEK: BUT-CIS-CVIS-databaze-Tree users

Příklad 2

Cílem je nasdílet složku dokumentů s tabulkami, kam si každý zaměstnanec zapíše předpokládané čerpání stravenek. Přístup bude mít každý současný i budoucí zaměstnanec z pracoviště Centra informačních a výpočetních služeb VUT.

  • vycházíme z názvu organizace (BUT (Brno Univesite of Technology))
  • procházíme přes organizační jednotku (CIS (Computer and Information Services Centre)) 
  • a našim cílem je umožnit zápis dokumentů všem zaměstnancům centra (Tree employees (celý strom všech zaměstnanců, nikoliv studentům, a to i z podřízených organizačních jednotek)) 

VÝSLEDEK: přidělení práva čtení i zápisu na složku s dokumenty pro skupinu BUT-CIS-Tree employees

Proč využívat skupiny

  • skupiny obsahují aktuální data o osobách, tzn. nemusíte hlídat kdo nastoupil, kdo přestal studovat a podobně
  • lze tak přidělovat práva dopředu, pro celá oddělení, fakulty a jiné v databázi definované množiny lidí
  • jednorázové odeslání e-mailu skupině či sdílení bez nutnosti vkládání osob jednotlivě

Na co si dát pozor při práci se skupinami

  • u projektů je jmenná konvence jednodušší, principy ale zůstávají
  • vždy si zkontrolujte, zda je daná skupina opravdu ta, kterou máte na mysli (pozor na překlepy a automaticky doplněné hodnoty). Zvláště pracujete-li s citlivými, tajnými či osobními daty.
  • pozor na spam, budete-li rozesílat e-maily hromadně ujistěte se, že jsou všichni zúčastnění vhodnými příjemci
  • s hromadným rozesíláním e-mailů nepřekračujte maximální počty příjemců, nemusely by být doručeny

Další informace

Oficiální návody Gmail: http://support.google.com/groups (CZ, není zaměřeno na variantu APPS pro školy)
Návody Google Apps: http://learn.googleapps.com/groups (EN, popisuje funcionalitu APPS pro školy a firmy)